如果我們有一份文件，要分別寄給不同的人時，就可以使用合併列印功能。合併列印可以將『名單中的名字一一填入 Word 中』的工作自動化，以減輕工作負擔。
一.合併列印之「信件」功能
一.合併列印之「信件」功能
選擇「郵件」→「啟動合併列印」→「信件」。
接著「選取收件者」→「使用現有清單(or鍵入新清單)」→「編輯收件者清單」以檢查清單是否正確。
輸入文字，例：親愛的…敬啟者…→「插入合併欄位」選擇「姓名」or電話住址…
亦可選擇「圖片」插入圖案。
確定無誤後，選擇「完成與合併」→「編輯個別文件」(若選擇”列印文件”則會直接列) →合併記錄選擇「全部」→完成後即可列印。
二. 合併列印之「標籤」功能
選擇「郵件」→「啟動合併列印」→「標籤」→依標籤大小選擇標籤編號。
接著「選取收件者」→「使用現有清單」→「編輯收件者清單」以檢查清單是否正確。
「插入合併欄位」選擇「姓名」(or電話住址) →完成後選擇「更新標籤」→「完成與合併」→「編輯個別文件」→檢查無誤後即可列印。
＊Word 2003版在「工具」欄內亦有合併列印功能。
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